Was mit den Daten deiner Kunden passiert
Deine Rolle, unsere Rolle
Dein Shop ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Helfa verarbeitet die Daten in deinem Auftrag und nur nach deiner Weisung. Vor dem Start schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste aller Unterauftragsverarbeiter.
Shopify, dein Lagerdienstleister und dein Paketdienst sind deine Dienstleister. Helfa liest dort nur, was für die Antwort nötig ist.
Kein Training mit deinen Daten
Deine Kundendaten werden nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren. Das steht im AVV. Auch unser KI-Anbieter trainiert laut seinen Geschäftsbedingungen nicht mit den Daten.
Wo die Daten liegen
| Dienstleister | Wofür | Wo | Grundlage für Übermittlung |
|---|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Login | Daten in Frankfurt am Main; Firma in Singapur | Standardvertragsklauseln |
| Railway | Betrieb des Mail-Bots | Region EU West; Firma in den USA, Logs ggf. USA | Standardvertragsklauseln bzw. Data Privacy Framework |
| Anthropic | KI-Modell (Claude), das die Antworten schreibt | USA | Standardvertragsklauseln |
| Vercel | Dashboard und Shop-Chat | Funktionen in Frankfurt, Auslieferung weltweit; Firma in den USA | Data Privacy Framework + Standardvertragsklauseln |
| IONOS | Postfächer von helfa.at | Deutschland | EU, keine Übermittlung |
Kurz gesagt: Die Datenbank und der Mail-Bot laufen in der EU. Für die Antworten selbst nutzen wir ein KI-Modell eines US-Anbieters, abgesichert über Standardvertragsklauseln.
Zugriff und Trennung
- ✓Das Dashboard ist nur mit Zwei-Faktor-Login erreichbar.
- ✓Im Dashboard sind die Daten jedes Shops über Zugriffsregeln in der Datenbank getrennt. Du siehst nur deinen Shop.
- ✓Wir lesen in Shopify nur, was für Antworten nötig ist (Bestellungen, Kunden, Produkte).
Ein Mensch im Loop
- ✓Geld: Erstattungen, Ersatz und Kulanz bereitet Helfa vor. Ausgelöst wird, was du freigibst.
- ✓Gesperrte Zusagen: Storno, Rückruf und feste Termine kann Helfa nicht zusagen. Solche Mails gehen an dich.
- ✓Recht und Beschwerden: Mails mit Anwalt, Ombudsstelle oder unklarer Lage gehen recherchiert an einen Menschen.
- ✓Datenschutz-Anfragen deiner Kunden (Auskunft, Löschung) beantwortet Helfa nicht selbst, sondern leitet sie an dich weiter.
- ✓„Mensch“ antworten: Jeder Kunde kann jederzeit „Mensch“ antworten und kommt zu deinem Team.
KI klar gekennzeichnet
Jede automatische Mail sagt am Ende, dass sie von einem KI-Assistenten geschrieben wurde, und bietet an, mit „Mensch“ zu antworten. Im Shop-Chat steht „KI-Assistent“ in der Kopfzeile und in der Begrüßung. Helfa gibt sich nie als Mensch aus.
Seit 2. August 2026 verlangt Art. 50 des EU AI Act, dass Menschen spätestens bei der ersten Interaktion erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Helfa ist dabei Anbieter des Systems, dein Shop Betreiber. Den Hinweis kannst du im Wortlaut an deinen Shop anpassen.
Probelauf und Sperren
Neue Shops und neue Regeln laufen zuerst im Probelauf: Helfa schreibt Entwürfe, nichts geht raus. Im Betrieb halten Sperren Antworten an, wenn Lagerdaten fehlen oder gesperrt sind, und verhindern, dass interne Notizen beim Kunden landen.
Ende der Zusammenarbeit
Bei Vertragsende exportieren wir deine Daten auf Wunsch und löschen sie danach.